TUGAS MANAJEMEN DAN EVALUASI KINERJA

TUGAS MANAJEMEN DAN

EVALUASI KINERJA

Dosen : Prof. Dr. Payaman J. Simanjuntak

Nama           :  MARSELUS TH. G. TAPOBALI

Kelas            :  B

Semester    : II

UNIVERSITAS WIDYA MANDIRA KUPANG Program Pasca Sarjana

Kupang  2019

Bab 2 Perencanaan Kinerja.

 Nomor 1: Perencanaan kinerja merupakan tahap awal dari siklus menejemen kinerja, mulai dari perumusan visi dan misi perusahaan, tugas pokok dan struktur organisasi, hingga uraian jabatan, sasaran kinerja dan renana tindakan kinerja.

Penjelasan :

            Siklus manajemen merupakan suatu istilah yang digunakan pada proses perencanaan dan pengelolaan proyek atau program dari suatu lembaga atau perusahaan. Siklus manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses rangkaian dari semua fungsi manajemen yang saling berkesinambungan satu sama lain. Meskipun tiap fungsi manajemen dapat diidentifikasi dari segi aktivitas dan tujuan secara terpisah, akan tetapi dalam pelaksanaannya tiap fungsi manajemen tersebut tidak dapat dipisahkan. Setiap tahap dari siklus tersebut menuntun ke tahap berikutnya. Di bawah ini merupakan bentuk siklus manajemen :

Adapun tahap yang berkesinambungan dalam siklus manajemen adalah sebagai berikut :

1. Planning

Tahap awal yang harus dilakukan adalah merencanakan suatu program yang ingin dicapai oleh suatu lembaga atau perusahaan.

2. Organizing

Tahap kedua merupakan pengorganisasian. Pada tahap ini seorang manajer lebih banyak berperan karena pada tahap ini dibutuhkan sosok manajer sebagai seorang leader yang mengorganisir anak buahnya.

3. Actuating

Tahap ketiga merupakan aplikasi atau pelaksanaan dari berbagai planning yang sudah di organizing. Pada tahap ini tiap individu melaksanakan tugas sesuai dengan posisinya. Tanggung jawab dari setiap individu diperlukan dalam tahap ini.

4. Controlling

Menurut Tripathi and Reddy, Principle of Management (2006) Definisi controlling adalah :

“Controlling means that managers attempt to ensure that there is no deviation from the norm and plan.”

Dari kutipan tersebut dapat diketahui bahwa, Control disini dimaksudkan untuk membandingkan rencana (plan) dengan hasil (result). Hal tersebut dimaksudkan agar hasil yang diperoleh tidak jauh menyimpang dari apa yang telah direncanakan. Jika rencana yang diperoleh sudah sesuai atau tidak terdapat penyimpangan maka, siklus dapat dilanjutkan dengan membentuk planning yang baru.

            Dilihat dari penjelasan diatas, dapat diketahui bahwa siklus manajemen senantiasa berputar secara berulang. Pada tiap tahap siklus saling berkesinambungan antara satu dengan yang lain. Setelah tahap controlling tahap selanjutnya kembali ke tahap planning, begitu pun seterusnya. Dan apabila terdapat hambatan maka tugas seorang manajerlah yang harus mengevaluasi segera. Agar misi dan tujuan yang diinginkan dapat tercapai.

Menetapkan Sasaran Dan Metode Pengukuran Kinerja

Seringkali bagian yang paling sulit dari tahap perencanaan kinerja adalah menemukan bahasa yang tepat dan jelas untuk menggambarkan sasaran kinerja dan indikator keberhasilannya.

Manajer perlu memastikan bahwa sasaran kinerja telah mencakup berbagai tugas yang dilakukan oleh karyawan, terutama yang tugas sehari-hari yang memakan waktu tetapi sering diabaikan sebagai prestasi yang signifikan.

Kriteria sasaran kinerja yang baik setidaknya harus memenuhi kriteria SMART sebagai berikut:

a. Spesifik

Tentukan dengan jelas apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, siapa saja yang bertanggung jawab dan berapa banyak pekerjaan yang harus diselesaikan.

b. Measurable

Mengajukan pertanyaan seperti: Berapa banyak? Kapan suatu pekerjaan harus diselesaikan? Serta beberapa ukuran-ukuran lain dapat digunakan jika memungkinkan, misalnya, kuantitas, kualitas, kerangka waktu dan biaya.

c. Attainable

Pastikan bahwa sasaran kinerja yang akan dicapai sangat realistis tapi challenging untuk dicapai. Pertimbangankan kemampuan dan kapasitas karyawan, disamping sasaran kinerja yang .

d. Realistis

Kebutuhan Tujuan harus sesuai dengan tingkat kompleksitas dengan pengalaman karyawan dan kemampuan dan tidak ada pasukan diatasi luar kendali karyawan harus menghambat pencapaiannya.harus diselesaikan.

e. Time-Bound

Perjelas di awal target waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, Dalam banyak kasus, tujuan akan diselesaikan pada akhir periode penilaian kinerja. Hal ini tidak tepat karena penyelesaian pekerjaan dipengaruhi beberapa factor. Misalnya, apabila ada mesin baru yang akan datang pada pertengahan tahun, maka kesiapan orang (sasaran kinerja) harus siap pada saat itu.

Perencanaan kinerja merupakan awal dalam siklus manajemen kinerja. Perencanaan kinerja yang baik, menjadi kunci dalam pengelolaan kinerja karyawan.

Bab 3 Analisis Jabatan.

 Nomor 4: Analisis jabatan memberikan dua rumusan penting untuk melakukan evaluasi kinerja. Hasil evaluasi kinerja perlu ditindaklanjuti dengan rencana dan pembinaan karier serta program pendidikan dan pelatihan.

Penjelasan :

            Metode Analisis Jabatan

Analisis jabatan dapat dilakukan dengan menggunakan 4 jenis metode, yaitu :

1. Metode Benchmarking

Metode benchmarking adalah memilih satu perusahaan yang diambil sebagai acuan atau contoh untuk ditiru. Terutama untuk perusahaan yang berdiri, biasanya dipilih satu perusahaan sebagai acuan, sehingga struktur organisasi, struktur jabatan dan uraian jabatan disusun seperti di perusahaan contoh dengan atau tanpa penyesuian. Misalnya untuk mendirikan satu universitas swasta yang baru, dapat memilih dan mencontoh struktur organisasi dan jabatan di universitas lain yang dianggap cukup baik.

2. Metode Studi Organisasi

Metode studi organisasi adalah penyusunan struktur organisasi dan jabatan berdasarkan visi, misi, tujuan dan tugas pokok  organisasi, yang kemudian diurai menjadi tugas pokok dan fungsi-fungsi unit organisasi, hingga rumusan uraian jabatan dan syarat jabatan.

Dari hasil analisis tersebut dapat diketahui antara lain :

·         Uraian jabatan atau pekerjaan yang tumpang tindih yang dilakukan dua jabatan atau lebih;

·         Uraian jabatan atau pekerjaan yang tidak dilakukan oleh siapa-siapa;

·         Keseimbangan beban kerja antar unit-unit yang ada, dan antar pekerja di satu unit.

3. Metode Pengamatan

Metode pengamatan atau observasi adalah dengan mengamati setiap orang yang melaksanakan pekerjaannya setiap hari. Metode pengamatan dilakukan pada organisasi yang sudah ada dan sedang berlangsung. Sebelum melakukan pengamatan, tim atau orang yang melakukan analisis jabatan perlu melakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:

a. Menghimpun informasi tentang struktur organisasi dan struktur jabatan yang ada;

b. Sasaran atau hasil yang diharapkan dari setiap unit organisasi;

c. Uraian jabatan dari setiap orang pada jabatannya;

d. Daftar isian atau kuesioner yang diminta untuk diisi setiap orang untuk memperoleh informasi tambahan antara lain mengenai waktu yang digunakan untuk melakukan pekerjaan setiap hari dan setiap minggu, pekerjaan lain yang dilakukan atas penugasan pimpinan, persepsi tentang kecocokan kualifikasi dan syarat jabatan, persepsi tentang beban dan volume kerja, dan lain-lain

4. Metode Kombinasi

Metode kombinasi adalah perpaduan metode benchmarking dengan metode studi oragnisasi dan atau metode pengamatan. Metode benchmarking memberikan struktur organisasi dan jabatan serta rumusan uraian jabatan dan syarat jabatan yang ideal. Studi organisasi memberikan deskripsi struktur organisasi dan jabatan serta uraian jabatan dan syarat jabatan yang dalam kenyataan. Dengan membandingkan kedua hal itu, dapat disusun rencana penyempurnaan dengan memperhatikan pertimbangan-pertimbangan yang lain.

ANALISIS JABATAN UNTUK EVALUASI KERJA

Dari uraian analisis jabatan dan contoh-contoh yang diberikan di atas, setiap orang harus mempunyai hasil kerja dan uraian jabatan atau rumusan tugas-tugas yang jelas. Kedua unsur tersebut sangat dibutuhkan sebagai tolok ukur dalam melakukan evaluasi kinerja bagi setiap orang yang memangku jabatan tertentu. Sebagaimana diuraikan di atas, melalui analisis jabatan dapat dirumuskan sasaran, target, atau hasil yang akan dicapai oleh setiap organisasi dan unit atau bagian-bagian organisasi, hingga hasil kerja yang harus dicapai oleh setiap orang dalam kurun waktu tertentu. Hasil kerja tersebut dapat berwujud non fisik seperti rumusan kebijakan, rencana, laporan atau dokumen. Hasil kerja atau sasaran yang harus dicapai dapat terdiri dari satu macam dan dapat terdiri dari dua macam atau lebih. Bila lebih dari satu macam, maka tiap hasil kerja perlu diberikan bobot berdasarkan perkiraan nilai atau makna dari masing-masing hasil kerja.

Disamping hasil kerja, uraian jabatan dapat juga dipergunakan sebagai tolok ukur kinerja. Uraian jabatan mencerminkan semua kegiatan yang secara rutin harus dilaksanakan. Bila semua uraian jabatan dilaksanakan dengan baik berarti hasil kerja pejabat yang bersangkutan akan menjadi optimal. Oleh sebab itu, uraian jabatan dapat dipergunakan sebagai indikator tolok ukur kinerja. Uraian jabatan biasanya terdiri dari lebih dari satu kegiatan. Oleh sebab itu masing-masing uraian jabatan berdasarkan pentingnya atau peranannya dalam pencapaian hasil kerja akhir, dapat diberikan bobot indeks yang berbeda.

Bab 5 Evaluasi Kinerja.

 Nomor 4: Evaluasi kinerja membutuhkan system pendukung seperti analisis jabatan, urauian jabatan, standar atau tolak ukur kinerja, pengukran kinerja pengambangan SDM dan karier.

Penjelasan :

             Pelatihan merupakan bagian dari investasi SDM (human investment)

Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan demikian meningkatkan kinerja karyawan. Program pelatihan justru sangat diperlukan untuk melengkapi atau kompensasi atas rendahnya tingkat pendidikan dan rendahnya kualitas pendidikan para pekerja di Indonesia sekarang ini. Namun, para pekerja jarang mengikuti pelatihan karena biaya pelatihan memamng mahal. Para pengusaha pada umumnya juga enggan mengeluarkan biaya untuk melatih pekerjanya. Mereka sering khawatir, pekerja yang sudah ahli dan terampil setelah mengikukti pelatihan akan dibajak oleh pengusaha lain dengan sedikit menaikkan upah. Kekhawatiran seperti itu pada dasarnya dapat diatasi dengan membuat perjanjian bahwa setelah mengikuti pendidikan atau pelatihan tertentu, pekerja harus bekerja pada perusahaan selama beberapa tahun tertentu. Bila pekerja meninggalkan perusahaan sebelum batas waktu yang dijanjikan, dia atau perusahaan baru tempat dia bekerja harus membayar ganti rugi secara proporsional. Sesuai dengan kondisi di atas manajemen perlu menciptakan system kerja yang membuka kesempatan bahkan mendorong setiap pekerja meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerjanya melalui

pengalaman-pengalaman kerja, tenaga-tenaga supervisi, penyediaan pedoman kerja, pelatihan pemagangan, dan berbagai latihan kerja lainnya.

MEMBANGUN MOTIVASI DAN ETOS KERJA PRIBADI

Motivasi kerja merupakan daya dorong seseorang untuk melakukan pekerjaan tertentu. Etos kerja merupakan kadar komitmen dan semangat melakukan suatu pekerjaan yang didasari oleh pandangan seseorang tersebut atas makna pekerjaan dimaksud. Motivasi seseorang untuk melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh dipengaruhi oleh latar belakangnya, sikap pribadinya dan harapanharapannya. Latar belakang kehidupan keluarga, bertetangga dan bermasyarakat dapat mempengaruhi kesediaan seseorang untuk

bekerja keras, bertanggungjawab, bekerjasama saling mendukung atau bekerja merasa terpaksa dan mau menang sendiri. Latar belakang kehidupan dapat mempengaruhi sikap pribadi seseorang menjadi penyabar atau bertempramen tinggi, pemaaf atau pendendam.

Kadar motivasi kerja seseorang sangat tergantung pada dua hal, pertama, pandangan seseorang tersebut atas makna atau arti suatu pekerjaan atau pekerjaan tertentu. Kedua, rangsangan dari luar yang membuat seseorang tertarik atau bersedia melakukan pekerjaan dimaksud. Berdasarkan tingkat kesadaran seseorang atas makna suatu pekerjaan, etos kerja dapat digolongkan pada 7 tahapan yaitu yang memandang pekerjaan sebagai :

a. Sumber penghasilan,

b. Kebutuhan hidup

c. Sarana atau kesempatan meraih pengalaman kerja, kemampuan dan keahlian,

d. Tempat mengembangkan karier,

e. Aktualisasi diri,

f. Ibadah,

g. Panggilan dan amanah.

Dapat disimpulkan bahwa etos atau motivasi kerja dan dengan demikian kinerja setiap pekerja dapat terus menerus ditingkatkan dengan menyadarkan para pekerja bahwa :

a. Penghasilan dapat ditingkatkan hanya melalui peningkatan kinerja;

b. Setiap pekerjaan yang dimiliki harus terus dipelihara dan ditekuni bukan saja sebagai sumber penghasilan akan tetapi juga sebagai kebutuhan psikhologis, sarana meningkatkan

kompetensi kerja, kesempatan mengembangkan karier dan aktualisasi diri;

c. Dengan meningkatkan kinerja, pekerja telah memberikan kontribusi optimalnya dalam pemenuhan kepentingan para stakeholders;

d. Peningkatan kinerja juga menyenangkan hatu Tuhan dan Tuhan akan memberkati usahanya.

DUKUNGAN ORGANISASI

Kinerja setiap pekerja, dan dengan demikian juga kinerja unit-unit kerja dan kinerja perusahaan dapat ditingkatkan melalui dukungan organisasi.

DUKUNGAN MANAJEMEN

Peranan manajemen sangat penting dan dominan dalam peningkatan kinerja karyawan, baik dalam meningkatkan kompetensi dan motivasi kerja karyawan, maupun dalam membangun membangun sistem kerja yang efektif dan menciptakan kondisi dan suasana kerja yang harmonis, aman dan menyenangkan.

Pertama, manajemen sebagai pemimpin harus mampu membangun dan meningkatkan motivasi dan etos kerja karyawan, yaitu dengan menumbuhkan kesadaran setiap pekerja bahwa pekerjaan itu sangat penting bagi dirinya bukan saja sebagai sumber penghasilan, akan tetapi juga untuk meningkatkan kompetensi kerja, membangun karier dan aktualisasi diri, serta sebagai ibadah dan amanah .

Kedua, dalam rangka mendorong motivasi dan etos kerja karyawan, manajemen perlu menunjukan bahwa pekerja memang dibutuhkan oleh perusahaan dan memberi kepastian

kelangsungan kerja, bahwa pekerja tidak akan diberhentikan sewaktu-waktu atau begitu saja.

Ketiga, manajemen perlu mengupayakan pemberian upah yang adil dalam arti sebanding dengan kinerja atau nilai kontribusi yang diberikan pekerja kepada perusahaan dan tidak diskriminatif terhadaap upah pekerja yang lain. Perlakuan menganak emaskan seseorang dan menganak tirikan yang lain atas dasar suka dan tidak suka, akan menurunkan semangat dan motivasi kerja semua karyawan secara keseluruhan.

Keempat, manajemen atau pemimpin perlu menuntun setiap pekerja memahami tugas dan uraian jabatannya, wujud hasil yang akan dicapai, serta bagaimana cara mencapainya, sehingga setiap pekerja terampil dan kompeten dalam melaksanakan tugasnya.

Kelima, manajemen perlu menyusun sistem dan jalur pengembangan karier serta kriteria dan syarat jabatan yang jelas yang diinformasikan kepada seluruh pekerja, sehingga setiap

pekerja dapat secara terbuka mempersiapkan diri dan berkompetensi memenuhi persyaratan untuk menduduki jabatan pilihan yang lebih tinggi.

Keenam, manajemen sebagai pemimpin harus mampu memberdayakan setiap pekerja, mengenali dan mengoptimalkan pendayagunaan potensi atau keunggulan setiap pekerja, serta mendukung kelemahan dan kekurangan pekerja, sehingga setiap pekerja termotivasi menunjukan keunggulannya masing-masing baik dalam pelaksanaan tugas-tugas rutinnya maupun memberikan temuan baru yang sangat bermanfaat bagi perusahaan serta dalam mencapai puncak karier.

Ketujuh, manajemen sebagai pemimpin harus menunjukan keteladanan baik dalam motivasi diri maupun dalam memberlakukan pekerjaan sebagai ibadah, panggilan dan amanah.