TUGAS PERENCANAAN SDM

TUGAS PERENCANAAN SDM

Dosen : Prof. Dr. Payaman J. Simanjuntak

Nama           :  MARSELUS TH. G. TAPOBALI

Kelas            :  B

Semester    : II

UNIVERSITAS WIDYA MANDIRA KUPANG Program Pasca Sarjana

Kupang  2019

Bab 1 Perencanaan SDM.

 Nomor 1: Perencanaan SDM mencakup dua aspek yaitu penyusunan rencana memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja dan rencana pendayagunaan SDM.

Penjelasan :

            Manajemen sumber daya manusia secara sederhana didefinisikan sebagai mengelola sumber daya manusia, merupakan satu gerakan pengakuan terhadap pentingnya unsur manusia sebagai sumber daya yang potensial, yang perlu dikembangkan sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang yang maksimal bagi organisasi dan bagi pengembangan dirinya.

Dalam manajemen sumberdaya manusia, yang dikelola adalah orang-orang  atau sumber daya manusia. Prinsip  MSDM  adalah  menempatkan  orang  yang  tepat  pada  jabatan atau pekerjaan yang tepat, karena :

(a)   Tiap jabatan atau pekerjaan mempunyai kondisi dan beban kerja yang berbeda. Dandengan demikian memerlukan persyaratan pelaksana yang berbeda;

(b)  Tiap orang mempunyai latarbelakang dan kemampuan yang berbeda untuk melakukan pekerjaan tertentu.Dengan demikian, melalui kegiatan analisis jabatan, setiap jabatan atau pekerjaan perludilengkapi dengan informasi antara lain mengenai:a.Tujuan atau sasaran yang akan dicapai

(c)   Tugas dan kegiatan yang akan dilakukan

(d)  Peralatan  kerja  yang diperlukan.

(e)   Persyaratan  jabatan  baik  fisik  (umur   dan  kondisi  kesehatan),  maupun  kualitas (pendidikan, latihan, pengalaman kerja) serta sikap mental.

Perencanaan SDM dapat bersifat makro dan mikro. Perencanaan SDM makro dan mikro mempunyai prinsip yang sama yaitu penyusunan perkiraan kebutuhan dan perkiraan penyediaan tenaga untuk jangka waktu perencanaan. Perkiraan ini disusun berdasarkan pengalaman masa lampau, keadaan sekarang serta rencana kerja dan kecenderunn masa depan.

Pendekatan perencanaan SDM meliputi tahapan, sebagai berikut :

1.1.             Perkiraan dan perencanaan kebutuhan SDM;

Setiap perusahaan pada dasarnya setiap tahun atau dalam periode tertentu menghadapi perubahan kebutuhan pegawai yaitu kebutuhan merekrut pegawai baru atau menambah pegawai, atau terpaksa mengurangi pegawai. Perubahan kebutuhan tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor eksternal dan faktor internal organisasi.

a.       Faktor eksternal :

Faktor eksternal misalnya perubahan struktur ekonomi, perubahan kebijakan pemerintah, perubahan teknologi, perubahan kekuatan para pesaing, dan perubahan selera masyarakat.

b.       Faktor Internal :

Setiap pemimpin cenderung untuk mencari momentum yang tepat memperluas usaha dan atau membentuk usaha baru, baik dalam rangka memperkuat usaha lama, maupun dalam rangka memperkecil resiko bisnis dan dengan demikian meningkatkan keuntungan. Setiap perluasan usaha dan pendirian usaha baru, selalu membutuhkan tambahan pegawai. Dalam hal-hal tertentu, perusahaan terpaksa mengurangi kegiatan yang dianggap merugikan. Pengurangan kegiatan bisnis tersebut akan berdampak pengurangan pegawai.

c.       Memperkirakan Kebutuhan SDM :

Kebutuhan SDM menggantikan pegawai pensiun, meninggal dunia dan karena pindah (PMP) didasarkan pada pengalaman beberapa tahun masa Iampau, pada umumnya berkisar antara 3-5 persen setahun. Dengan demikian untuk mempertahankan jumlah SDM yang sama, perusahaan perlu setiap tahun merekrut pegawai baru sekitar 3-5 persen dari jumlah pegawai.

Dalam rangka perluasan usaha atau pembukaan usaha baru, dapat digunakan beberapa pendekatan memperkirakan kebutuhan SDM, antara Iain :

-          Pertumbuhan Tetap

-          Proporsi tetap :

Misalkan satu Unit yang mempekerjakan 10 orang merencanakan perluasan usaha 40 persen. Berarti Unit tersebut perlu menambah pegawai :

40% X 10 orang = 4 orang

-          Studi Beban Kerja

Studi beban kerja atau work study dilakukan dengan menghitung beban kerja yang ada, dan menetapkan beban kerja atau standar beban kerja yang patut dilaksanakan oleh satu orang pekerja. Jumlah SDM yang dibutuhkan adalah jumlah beban kerja dibagi standar beban kerja per orang.

-          Analisis jabatan

Melalui analisis jabatan dapat disusun kebutuhan SDM di perusahaan menurut unit-unit organisasi dan kelompok jabatan. Rencana perluasan usaha dan atau pembentukan usaha baru diterjemahkan pada pola organisasi, struktur jabatan dan kebutuhan SDM untuk rencana unit organisasi dan kelompok jabatan dimaksud.

1.2.             Perkiraan dan perencanaan penyediaan;

Sumber utama penyediaan tenaga untuk mengisi lowongan di dalam organisasi adalah tenaga-tenaga yang sudah ada dan telah bekerja di dalam organisasi sendiri. Dengan demikian dalam rangka perencanaan SDM, perusahaan perlu menghimpun informasi yang lengkap mengenai :

-          Data kepegawaian

-          Data jabatan

-          Data penggajian

-          Pendayagunaan tenaga

1.3.             Analisis kekurangan dan atau kelebihan untuk setiap kategori;

1.4.             Rencana pemenuhan dari internal dengan dukungan rencana diklat;

1.5.             Rencana pemenuhan dari eksternal; dan

Rencana pengadaan tenaga dari luar perusahaan mencakup antara lain :

-          Rencana pengadaan atau rekrutmen setiap tahun untuk masing-masing kualifikasi, jenis dan tingkat pendidikan, serta tingkat keahlian.

-          Rencana pelaksanaan rekrutmen melalui ujian, psikotes, dan wawancara;

-          Rencana orientasi, latihan, magang;

-          Rencana penempatan.

1.6.             Umpan balik dan penyesuaian rencana

Bila rencana pengisian dari dalam dan dari luar ternyata sulit mencapai atau memenuhi kebutuhan, maka rencana usaha perlu ditinjau dan disesuaikan. Penyesuaian rencana dapat berupa penangguhan atau penundaan ekspansi usaha, penggunaan teknologi atau pemekaran usaha.

Demikian juga sebaliknya bila dipilih rencana pelangsingan unit organisasi sehingga beberapa unit organisasi mengurangi pekerja, sementara unit lain tidak mampu menampung mereka, maka rencana pelangsingan organisasi perlu ditinjau ulang.

           

Bab 3 Prinsip Analisis Jabatan.

 Nomor 2 : Syarat jabatan mecakup syarat fisik, kualitas, sikap mental dan syarat admistratif.

Penjelasan :

            Syarat Jabatan adalah syarat yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh seseorang untuk menduduki suatu jabatan. Syarat jabatan merupakan tuntutan kemampuan kerja yang ditunjukkan dengan keahlian atau ketrampilan kerja yang diidentifikasi dari pengetahuan kerja, pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja serta kemampuan dari aspek psikologi dan kekuatan fisik.

a.       Syarat fisik :

Yang dimaksud dengan syarat fisik adalah upaya jasmani (physical effort) yang menonjol dan diperlukan untuk melakukan tugas-tugas jabatan. Upaya fisik ini ada bermacam – macam. Macam upaya fisik yang diperlukan untuk melakukan tugas jabatan tertentu, tercantum dalam buku panduan syarat jabatan. Untuk menghemat tempat dan penulisan , syarat fisik hanya dicantumkan dalam bentuk kode angka, misalnya 5 – Menginjak ; 16 – Menarik.

Dalam hal khusus untuk jabatan tertentu, beberapa perusahaan masih memberlakukan persyaratan fisik berupa umur, tinggi dan berat badan, serta upaya fisik berupa kesehatan, penampilan suara, dan lain-lain. Faktor umur dapat mempengaruhi keselamatan kerja dan kinerja. misalnya untuk mengisi jabatan-jabatan yang menuntut kemampuan dan sikap kedewasaan,  diperlukan pekerja  yang  cukup  dewasa  menurut  usia  fisik  dan  kejiwaan, misalnya supir angkutan umum, tenaga supervisi. Di lain pihak, jabatan yang menuntut presisi atau beban berat, sebaiknya bukan pekerja yang berusia relatif tua, seperti tukang las.

Dapat dipahami bila jabatan pramugari mempersyaratkan tinggi minimum dan berat badan. Untuk jabatan di bidang pemasaran dan  resepsionis mungkin  mempersyaratkan  penampilan. Jabatan pembawa acara mungkin akan mempertimbangkan warna dan volume suara. Khususnya   mengenai  jenis  kelamin,  tidak  boleh digunakan  sebagai suatupersyaratan jabatan, walaupun hampir senua supir angkutan umum misalnya terdiri dari laki-laki dan sebagian besar resepsionis adalah perempuan. Kecacatan tetap pada dasarnyatidak boleh digunakan sebagai persyaratan jabatan, kecuali untuk jabatan-jabatan tertentu. Dengan kata lain, penyandang cacat pada dasarnya harus diberi kesempatan seluas-luasnyauntuk mengisi jabatan, baik di lingkungan pemerintahan maupun di perusahaan.

b.      Syarat kualitas :

Syarat kualitas mencakup pengetahuan, keahlian dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu jabatan. Pengetahuan, keahlian dan ketrampilan kerja pada umumnyadiperoleh melalui pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja. Pendidikan dan pelatihan merupakan investasi sumberdaya manusia (human invesment)  yang dapat meningkatkan kemampuan dan ketrampilan kerja,  sehingga meningkatkan kemampuan dan ketrampilan kerja, sehingga meningkatkan kinerja orang  yang  bersangkutan. Pendidikan biasanya dilakukan dengan kurikulum  yang  berlaku,  diajarkan dalam  waktu  yang  relatif lama, untuk  membekali  seseorang   dengan dasar dasar pengetahuan umum.  Pelatihan  biasanya  dilakukan  dengan  dengan  kurikulum  yang disesuaikan dengan kebutuhan jabatan atau dunia kerja, diberikan dalam waktu yang relatif pendek, untuk membekali seseorang dengan ketrampilan kerja. Melakukan pekerjaan yang sama secara berulang-ulang dalam waktu yang lama pada umumnya membuat seseorang menjadi tambah fasih dan tambah cepat melakukan pekerjaan  dengan  kualitas  hasil  yang  lebih  baik. Demikian  juga  pengalaman melakukan  pekerjaan  di  jabatan  lain  yang  memiliki  beberapa kesamaan atau keterkaitan, dapat  meningkatkan  kinerja  seseorang. 

Dengan  kata lain,  pengalaman kerja  dalam satu jabatan dan jabatan lain yang terkait mempengaruhi kinerja seseorang. Semakin lama pengalaman kerja, semakin tinggi kinerja seseorang. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja dapat saling menambah dan dapat saling melengkapi. Tambahan pelatihan akan menambah kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki melalui pendidikan dan pelatihan sebelumnya. Tambahan pengalaman kerja akan menambah kemampuan dan ketrampilan kinerja yang telah dimiliki.  Di  lain  pihak,  kekurangan  pengetahuan dari masa pendidikan, dapat dilengkapi atau disubtitusi program pelatihan. Demikian juga tambahan pengelaman kerja  dapat  melengkapi  atau  mengsubtitusi kekurangan yang diperoleh daripendidikan atau pelatihan.

c.       Syarat sikap mental :

Syarat sikap mental mencakup kondisi bakat, temperamen dan minat. Sebagai akibat dari  pengalaman  hidup,  pengalaman  pendidikan  dan  pengalaman  pergaulan, seseorang  dapat  mengembangkan  bakat,  minat  serta  kebiasaan-kebiasaan tertentu yang lebih sesuai untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam jabatan tertentu.

Syarat bakat mencerminkan kapasitas tertentu yang harus dimiliki oleh seseorang agar dapat diperkembangkan untuk mampu menjalankan tugas – tugas jabatan dengan baik. Macam – macam bakat dan definisinya tercantum dalam buku panduan tentang syarat jabatan. Untuk menghemat tempat dan penulisan, syarat bakat hanya dicantumkan dalam bentuk kode huruf. Misalnya , V – Bakat verbal ; N – Bakat hitung menghitung.

Yang dimaksud dengan syarat temperamen adalah sikap mental yang harus dilmiliki oleh seseorang agar bisa menyesuaikan diri terhadap tipe – tipe khusus yang berhubungan dengan situasi tugas. Macam-macam temperamen yang mungkin diperlukan untuk melaksanakan tugas- tugas dan definisinya. Untuk menghemat tempat dan penulisan , syarat temperamen hanya dicantumkan dalam bentuk kode huruf.

Misalnya : R – Situasi tugas yang mengandung resiko bahaya ;  K – situasi tugas yang kontinyu

Minat sebagai syarat jabatan adalah kecenderungan seseorang untuk tertarik atau senang dengan suatu macam pekerjaan atau tugas- tugas jabatan. Syarat ini penting karena menentukan apakah seseorang cocok untuk menduduki suatu jabatan dilihat dari segi minat. Untuk menghemat tempat dan penulisan, syarat minat hanya dicantumkan dalam bentuk kode angka arab dan huruf  kecil a atau b. Misalnya :  1a.  – minat untuk kegiatan berhubungan atau berurusan dengan benda – benda atau obyek – obyek ; 2b – Minat untuk kegiatan – kegiatan bersifat teknis.

d.      Syarat Administratif :

Syarat administratif mencakup alat bukti pribadi, antara lain menyangkut umur,pendidikan dan pelatihan yang ditempuh, pengalaman kerja, prestasi dan kinerja masalampau, pangkat, tingkat gaji yang pernah diterima di tempat lain, status perkawinan,anggota keluarga dan lain-lain.

Bab 6 Perencanaan Palatihan.

 Nomor 5: Uraikan bagaimana kita mengetahui kualitas suatu program pelatihan.

Penjelasan :

            Perkembangan bisnis dan persaingan antar organisasi dewasa ini bergerak dengan cepat dan dinamis. Program pelatihan dan pengembangan (training and development) sebagai bagian integral dariproses pengembangan SDM menjadi penting dan strategis dalam mendukung visi dan misi organisasi. Untuk menjamin kualitas penyelenggaraan program pelatihan, maka diperlukan suatu fungsi kontrol yang dikenal dengan evaluasi.

Evaluasi program latihan dan pengembangan ini diartikan sebagai penetapan criteria keberhasilan beserta tolak ukurnya. Suatu program latihan memang sangat perlu untuk dievaluir sebab dengan evaluasi akan diketahui seberapa banyak usaha latihan ini bisa mengubah perilaku dari peserta sesuai dengan yang diharapkan oleh pelatih dan perusahaan.

Evaluasi pelatihan memiliki fungsi sebagai pengendali proses dan hasil program pelatihan sehingga akan dapat dijamin suatu program pelatihan yang sistematis, efektif dan efisien. Evaluasi pelatihan merupakan suatu proses untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dalam program pelatihan. Evaluasi pelatihan lebih difokuskan pada peninjauan kembali proses pelatihan dan menilai hasil pelatihan serta dampak pelatihan yang dikaitkan dengan kinerja SDM.

Evaluasi merupakan bagian yang sangat penting dari program pelatihan, mengingat telah banyak menghabiskan waktu, energi, serta biaya untuk pelaksanaannya. Agar pelatihan tidak sia-sia, suatu langkah evaluasi dan tindak lanjut dilakukan secara teratur. Evaluasi suatu program pelatihan diperlukan untuk mengetahui seberapa jauh peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap staf terjadi dan seberapa besar penerapannya dalam memberikan arti  atau pengaruh pada dirinya, kelompok dan organisasinya.

            Evaluasi setelah pelatihan pada tingkat perilaku dalam pekerjaan sangat penting, karena belum  tentu pengetahuan dan pengalaman pembelajaran yang diperoleh dapat diterapkan dalam pekerjaan, tetapi perilaku yang baik dalam pekerjaan merupakan gabungan dari pengetahuan, keterampilan dan sikap. Untuk mengetahui seberapa jauh peserta mengadakan perubahan perilaku dalam pekerjaan setelah mengikuti pelatihan, evaluasi hendaknya dilaksanakan oleh beberapa pihak, antara lain: peserta sendiri, atasan peserta, bawahan peserta, teman sekerja dan pasen serta masyarakat.

Salah satu tehnik evaluasi setelah pelatihan yang berhubungan dengan perilaku adalah pendekatan terhadap evaluasi, dengan 3 langkah evaluasi :

1.      Evaluasi oleh peserta segera setelah pelatihan dengan menggunakan daftar isian.

2.      Evaluasi oleh peserta 4 bulan setelah pelatihan dengan menggunakan daftar isian

3.   Evaluasi peserta dengan supervisornya 6 bulan setelah pelatihan dengan tehnik wawancara terpola dan pertanyaannya meliputi: tujuan pelatihan, metoda,isi dan pendapat mengenai penerapannya.

            Pelatihan mestilah di evaluasi dengan sistematis mendokumentasikan hasil-hasil pelatihan dari segi bagaimana sesungguhnya peserta pelatihan berperilaku kembali pada pekerjaan mereka dan relevansinya perilaku peserta pada tujuan-tujuan perusahaan. Dalam menilai manfaat atau kegunaan program pelatihan, perusahaan mencoba menjawab empat pertanyaan (Simamora, 1997) :

a.       Apakah terjadi perubahan ?

b.      Apakah perubahan disebabkan oleh pelatihan ?

c.  Apakah perubahan secara positif berkaitan dengan pencapaian tujuan-tujuan organisasional ?

d.      Apakah perubahan yang serupa terjadi pada partisipan yang baru dalam program pelatihan yang sama ?

Evaluasi membutuhkan adanya penilaian terhadap dampak program pelatihan pada perilaku sikap dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Adapun pengukuran efektifitas penilaian meliputi penilaian (Simamora, 1997) :

a.       Reaksi-reaksi yaitu bagaimana perasaan partisipan terhadap program.

b.      Belajar yaitu pengetahuan, keahlian, dan sikap-sikap yang diperoleh sebagai hasil dari pelatihan.

c.       Perilaku yaitu perubahan – perubahan yang terjadi pada pekerjaan sebagai akibat dari pelatihan.

d.      Hasil-hasil yaitu dampak pelatihan pada keseluruhan efektifitas organisasi atau pencapaian pada tujuan – tujuan organisasional.

Pengukuran reaksi dan belajar yang bersangkut paut dengan hasil-hasil program pelatihan saja disebut dengan kriteria internal. Pengukuran perilaku dan hasil-hasil yang mengindikasikan dampak pelatihan pada lingkungan pekerjaan disebut sebagai kriteria eksternal yaitu dukungan dari pihak manajemen memberi kesempatan peserta pelatihan mempraktekkan apa yang telah mereka peroleh dari pelatihan.

Adanya pengukuran efektifitas pelatihan yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan bahwa evaluasi pelatihan baik mengenai program maupun instruktur/pelatih dapat menjadi umpan balik untuk pelatihan selanjutnya demikian pula dengan pembelajaran mereka apakah mereka mempelajari prinsipprinsip, ketrampilan, dan fakta-fakta yang seharusnya mereka pelajari. Selanjutnya dapat untuk mengetahui apakah perilaku peserta berubah karena program pelatihan atau bukan. Terakhir dengan melihat hasil dari pelatihan apakah sesuai dengan tujuan pelatihan yang ditetapkan.